Így építs önállóan dolgozó csapatot a cégedben! – Ungvári Judit

Úgy érzed, hogy a cégedben semmi sem működik nélküled? Ha nem te oldasz meg mindent, akkor megáll az élet? A folyamatos visszakérdezés, a felelősség hárítása és a döntések halogatása megfojtja a növekedést. De lehet ezt másképp is csinálni! Mutatjuk, hogyan építhetsz olyan csapatot, ahol a munkatársaid nem félnek felelősséget vállalni és valóban önállóan működnek.

Lefogadom, hogy most azt gondolod: „Lehetetlen jó munkaerőt találni!”.

Talán már több vezetői tréningen részt vettél, különböző módszereket kipróbáltál, de mindig ugyanaz a vége – a kollégák nem vállalnak felelősséget, és végül minden döntés visszaszáll rád. Ahelyett, hogy előre lépnél, folyamatosan tűzoltó üzemmódban dolgozol.

Mindenekelőtt tisztázzuk: ezzel a problémával nem vagy egyedül. A legtöbb cégvezető ugyanebben a cipőben jár. A munkatársak nem érzik a döntéseik súlyát, mert megszokták, hogy valaki más hozza meg helyettük. Egy idő után már nem is próbálnak önállóan gondolkodni, hiszen mindig ott vagy, hogy eligazítsd őket. Az eredmény? Egy végtelen mókuskerék, amiből képtelenség kiszállni.

De van megoldás. Nem egyik napról a másikra, nem varázsütésre, de lépésről lépésre kiépítheted azt a csapatot, amely nemcsak végrehajt, hanem gondolkodik is. A kérdés csak az: hajlandó vagy-e megtenni azokat a lépéseket, amelyek ehhez kellenek?

Először is: derítsük ki, mi akadályozza az önálló munkavégzést

Az önálló munkavégzés hiányának több oka is lehet a cégedben. Ezek többnyire nemcsak a munkatársak hozzáállásából fakadnak, hanem a vállalati kultúrából, a vezetési stílusból és a struktúrából is. Lássuk, mik a leggyakoribb vezetői hibák, amik miatt még a legmotiváltabb, önálló munkatárs is bátortalanná válik.

1. Túlzott kontroll és mikromenedzsment

Ha folyamatosan ellenőrzöd (vagy valamelyik középvezetőd) a munkatársaid minden egyes lépését, azzal azt üzened nekik: „Nem bízunk benned.” Ryan, S. and Cross, C. (2024) kutatása szerint a mikromenedzsment csökkenti a dolgozók motivációját, növeli a stresszt és jelentősen rontja a munkahelyi elégedettséget.

Mit eredményez a túlzott kontroll?

A munkatársaid egyre kevésbé mernek önálló döntéseket hozni.
Inkább visszakérdeznek minden apróságnál, hogy elkerüljék a hibázás kockázatát.
Egy idő után teljesen elveszítik a kezdeményezőkészségüket és a motivációjukat.

2. Homályos elvárások és felelősségi körök

Az egyik leggyakoribb ok, amiért a munkatársak nem vállalnak felelősséget, az az, hogy nem tudják pontosan, mi a dolguk. A Gallup közvéleménykutató cég egyik kutatása szerint az alkalmazottak 50%-a érzi úgy, hogy nincs világosan meghatározva a szerepköre a munkahelyén.

A probléma következményei:

A kollégák teljesítménye ingadozó, túl nagy az átjárás az egyes munkakörök között, amitől könnyedén kialakul a fejetlenség és a részlegek közötti kommunikációt is nehezítheti.
Az ügyintézés lelassul, mert senki sem tudja, mi a dolga.
A felelősség áthárítása válik normává.

3. A hibázástól való félelem

Ha a munkatársaid attól tartanak, hogy egy rossz döntés vagy hiba miatt büntetésben részesülnek, akkor inkább nem döntenek. Egy McKinsey kutatás szerint a munkahelyi hibázástól való félelem az egyik legnagyobb akadálya az innovációnak és a kezdeményezőkészségnek.

Mi ezzel a gond?

A munkavállalói teljesítmény hosszútávon romlik.
A hibák az intenzíven fejlődő területeken elkerülhetetlenek, a szankcionálás megtorpanásra késztetheti az innovációt.
A kollégák egyoldalú visszacsatolása rontja a munkahelyi morált.

4. A fejlődési lehetőségek hiánya

Ha a munkatársak nem érzik, hogy fejlődhetnek, vagy hogy van perspektíva a munkájukban, akkor kevésbé motiváltak a rátermettségük bizonyítására. A Deloitte kutatása szerint az alkalmazottak 87%-a hajlamosabb hosszútávon elköteleződni egy munkahely iránt, ha látja a személyes fejlődési lehetőségeket.

Ide vezet:

A magas fluktuáció miatt állandóan betanítás alatt lévő kollégák látják el a feladatokat.
Ha a magasabb pozíciókat mindig külsősökkel töltöd fel, az új vezetőkkel szemben az összeszokott, tapasztalt csapat összezárhat, nehezítve a haladást.
Ha nem biztosítasz perspektívát az alkalmazottaknak, akkor gyorsabban romlik a teljesítményük és nehezebb fenntartani a motivációjukat.

5. A munkavállaló személyisége nem illeszkedik az általa betöltött feladatkörhöz

Nem mindenkinek való egy munka, attól, hogy képes azt ellátni. Ha valaki olyan feladatkörbe kerül, amely nem illik a személyiségéhez, az önálló munkavégzés lehetetlenné válik.

Egy introvertált, aki folyamatos ügyfélkapcsolatot igénylő pozícióban dolgozik, gyorsan kimerül és bizonytalanná válik. Egy kreatív, ötletekkel teli munkatárs, akit rigid szabályokhoz kötött, repetitív feladatokkal bíznak meg, gyorsan elveszíti a motivációját és egyre kevésbé lesz kezdeményező.

Milyen jelek utalnak arra, hogy a munkatárs rossz pozícióban van?

Gyakran látszik rajta a stressz, frusztráció vagy lehangoltság, ami nem feltétlenül a munkaterhelésből adódik, hanem abból, hogy nem érzi magát komfortosan a szerepében.
A feladatok elvégzése közben szokatlanul sok hibát vét, még akkor is, ha azokat már többször elmagyarázták neki.
A kolléga nem érdeklődik a munkája iránt, nem próbálja fejleszteni magát, és nem keres új megoldásokat a hatékonyabb működéshez.
Rendszeresen elkerüli azokat a helyzeteket, amelyek a munkakörének természetes részei lennének (pl. egy ügyfélkapcsolati munkatárs kifogásokat keres, hogy ne kelljen ügyfelekkel beszélnie).

Más területek iránt mutat nagyobb érdeklődést, vagy gyakran kifejezi, hogy „nem neki való” az adott pozíció.

Hogyan küszöböld ki a hibákat, és hogy ösztönözd az önállóbb munkavégzést?

1. Határozd meg világosan az elvárásokat és a felelősségi köröket

Az önállóság egyik legnagyobb gátja, ha a munkatársak nem tudják pontosan, mit vársz el tőlük. Ha nincs egyértelműen lefektetve, hogy ki miért felel, az döntésképtelenséghez, halogatáshoz és folyamatos visszakérdezéshez vezet.

Hozz létre egyértelmű munkaköri leírásokat, amelyek nem csak a napi feladatokat, hanem a döntési jogköröket is tartalmazzák.
A folyamatok rögzítésével és cselekvéstervek készítésével segítheted a munkavállalókat abban, hogy önállóan is feltérképezhessék az elakadásaikat.
Használj teljesítménymutatókat (KPI), amelyek alapján mindenki számára láthatóvá válik, hogy sikeres-e a munkája.
Rendszeresen kommunikáld az elvárásokat, hogy a csapatod mindig tisztában legyen a prioritásokkal.

2. A felelősségvállalás kultúrájának kiépítése

Az önálló csapat alapja, hogy mindenki érezze: a saját döntéseiért és azok következményeiért is felelős. Ez nem megy egyik napról a másikra, de a következő lépésekkel támogathatod:

Engedd meg a hibázást, de vonjátok le belőle a tanulságokat. Ha mindenki retteg attól, hogy egy rossz döntés után büntetést kap, akkor senki nem fog kezdeményezni -ugyanakkor fontos, hogy ezek felett ne lehessen átsiklani.
Adj visszacsatolást, ne utasítást. Ha mindig megmondod, hogy pontosan mit és hogyan csináljanak, azzal elvágod a fejlődés lehetőségét.
Ünnepeld meg a proaktív döntéseket! Egy elismerő szó, egy csapaton belüli kiemelés vagy egyéb juttatás sokat segíthet abban, hogy a kollégák egyre bátrabban vállaljanak felelősséget.

3. A döntéshozatali képességek fejlesztése

Nem mindenki tud azonnal felelősségteljes döntéseket hozni – ehhez gyakorlás és támogatás kell. Az önálló csapat építésének fontos része, hogy a munkatársakat megtanítsd jól dönteni. Ebben az alábbi eszközök segíthetnek:

Szituációs tréningek: Adj nekik valós példákat, ahol egy-egy nehéz helyzetben kell helytállniuk.
Döntéshozatali keretek: Határozd meg, hogy milyen típusú döntéseket hozhatnak meg saját hatáskörben.
Mentorálás: Segítsd őket abban, hogy megtanulják, hogyan mérlegeljenek és hogyan vállalják a következményeket.

4. Az önállóságot támogató vezetői hozzáállás

Egy önálló csapat kialakításában a vezető szerepe kulcsfontosságú. Ha azt szeretnéd, hogy a munkatársaid kezdeményezőek legyenek, akkor neked is meg kell tanulnod hátralépni.

Delegálj okosan! Ne csak a feladatokat, hanem a döntési jogköröket is add át.
Kérdezz ahelyett, hogy utasítanál. Egy jól irányzott kérdés sokkal többet érhet, mint egy kész megoldás.
Mutass példát! Ha te is felelősséget vállalsz a döntéseidért, az motiváló hatással lesz a csapatodra.

5. Az ideális munkakör-munkaerő párosítás

Hiába minden folyamat és szabály, ha egy ember egyszerűen nem alkalmas arra a munkára, amit csinál. A személyiség és a munkakör közötti illeszkedés kritikus tényező az önálló munkavégzés szempontjából.

Már a felvételinél szűrd ki, ki milyen feladatra alkalmas a jelentkező. Használj személyiségteszteket és magatartás-alapú interjúkat.
Figyelj a hosszútávú motivációra. Ha valaki folyamatosan frusztrált a munkájában, mert az nem szolgálja a hosszútávú terveit, akkor előbb-utóbb ki fog égni, ez pedig nem kedvez az önállóságnak sem.
Legyen lehetőség az áthelyezésre. Ha valakiről kiderül, hogy rossz helyen van, ne erőltesd a pozícióban tartását – inkább keresd meg a számára megfelelőbb szerepkört, vagy engedd el – akkor is, ha egyébként eredményes.

„Ez mind szép, de hogyan valósítsam meg, ha azonnali megoldás kellene?”

Az önállóan működő csapat kialakítása nem két perc, de megfelelő stratégiával és tudatos lépésekkel te is elérheted, hogy a munkatársaid magabiztosan és felelősségteljesen dolgozzanak.

Ha úgy érzed, hogy a folyamat elindításához vagy finomhangolásához szakértői támogatásra van szükséged, érdemes külső segítségét kérni.

A Systemmind Consultingnál olyan vállalkozásokkal dolgozunk együtt, akik szeretnék a csapatukat hatékonyabbá és önállóbbá tenni. Az elmúlt években több száz kis- és nagyvállalatnak segítettünk:

a strukturált felelősségi körök kialakításában,
a vezetői hozzáállás finomhangolásában,
a döntéshozatali folyamatok optimalizálásában.

Egy valóban önálló csapat nemcsak végrehajtókból áll, hanem olyan munkatársakból, akik képesek gondolkodni, döntéseket hozni és felelősséget vállalni. Ha ezt sikerül kialakítanod, az nemcsak a kollégák elégedettségét növeli, hanem neked is több időt és energiát hagy a céged stratégiai irányítására.

Ha úgy érzed, hogy a folyamat során jól jönne valaki, aki tudja is, mit hogyan csinálj, gyere el a következő webinárunkra és tedd meg az első lépést!