Mindent dokumentáltál, szabályozott minden lépés, mégis hiba hiba hátán? Nem vagy egyedül. Összeszedtük, miért csúszhat félre a végrehajtás akkor is, ha papíron mindent tudnia kéne a munkatársnak – és azt is, mit tehetsz vezetőként, hogy működő rendszert építs, ne csak dokumentáltat.

Amikor a dolgok nem mennek gördülékenyen, a vezetőség első reflex gondolata gyakran az, hogy „valaki nem figyelt oda eléggé”. Pedig a valóságban legtöbbször nem a szándékos lustaság miatt alakulnak ki a visszatérő hibák.

Ha a munkatársaid hibáznak egy jól dokumentált folyamatban, akkor ott nem árt a probléma mélyére nézned.

Lássuk, mi az a 8 hiba, amivel lenullázhatod a folyamatleírások hatékonyságát:

1. A folyamatleírás túl bonyolult, vagy túlságosan összetett, esetleg nem hozzáférhető

Ha a dokumentáció nem egyértelmű vagy nehezen értelmezhető, akkor az a folyamatleírás egész egyszerűen rossz.

Fontos az is, hogy a munkatárs akár menet közben is könnyen hozzáférjen és ellenőrizni tudja magát. Ha pl. videós formában rögzítettétek a folyamatokat, de munka közben tilos a fülhallgató használat, akkor ne csodálkozz, ha a feladatok csak nagyjából felelnek meg az elvárásoknak.Megoldás: készíts egyszerűsített, vizuális verziókat. Folyamatábrák, képernyőfotók, gyorsan átlátható checklisták, sablonok és minták. Ne csak leírd – mutasd meg.

2. Elavult dokumentáció

Klasszikus eset, amikor a folyamat már máshogy működik, esetleg megváltozott a felület, ahol végre kell azt hajtani, de a dokumentációban még a lejárt verzió szerepel.

Ezek a beépített akadályok még a legelhivatottabb munkatársaknak is csak húzzák az idejét, ezért sokkal valószínűbb, hogy lassabban vagy bizonyos lépések kihagyásával végzik el a feladatukat.Megoldás: legyen felelőse a dokumentáció frissen tartásának is! Bizonyos időközönként legyenek ellenőrizve ezek is.

3. Nem az csinálta, aki csinálja

Ha a folyamatok kialakításába nincsenek bevonva azok a szakemberek, akik végzik azt, az sok feszültség forrása lehet, és a folyamatok hatékonyságára is hatással van. Megoldás: vond be folyamatfejlesztésbe azokat, akik valójában felelősek lesznek értük. Ha valaki, aki mindennap ezen dolgozik, javasol egy módosítást, akkor feltétlenül hallgasd meg. Kérjetek visszajelzést a munkatársaktól, hogy valóban pontosak-e vagy hozzátennének-e még valamit.

4. A dokumentáció és az ellenőrzési pontok nincsenek integrálva a napi munkába

A folyamatleírások használatát komolyan kell venni. A gyakori hibák sokszor annak köszönhetőek, hogy a folyamatok egy része rögzül, ezért a munkatársak, hogy gyorsítsák a tempót, már ritkábban ellenőrzik magukat. Sajnos azonban előfordul, hogy bizonyos lépések fölött átsiklanak a nagy sietségben.Megoldás: A részeredmények dokumentálásával ez a hiba is kiküszöbölhető. Integráld a folyamatba az önellenőrzést és legyenek világos fejezetekre osztva a hosszabb folyamatok, így a kisebb egységeket könnyebb lesz kézben tartani.

5. Túlszabályozottság – instruction creep

A kelleténél több instrukció, a túl szoros keretek nem csak a kreativitást és az aktív problémamegoldást lehetetlenítik el, de a motivációt is megölik.Megoldás: Gyomláljátok ki az indokolatlan lépéseket, és egyszerűsítsetek, automatizáljatok, amit csak lehet. Csak megszokásból ne tartsatok meg semmit, ami nem járul hozzá közvetlenül az eredményességhez.

6. A kollégák túlterheltsége, bizonytalansága

Ha egyetlen ember 3 másik munkáját is végzi, elkerülhetetlenné válik a hibázás, teljesen mindegy, hogy mennyire kézenfekvő módon toltad rá a rengeteg feladatot.Megoldás: építs pszichológiai biztonságot, és ne helyezz túl nagy nyomást senkire. Legyen kultúrája a visszajelzésnek. Ne szégyen legyen a „nem tudom”, hanem elindítója egy megbeszélésnek.

7. Nem éri meg pontosan dolgozni

Ha „legyen kész” az egyetlen szempontod, akkor előbb-utóbb mindenképpen ott találod magad a slendriánul elvégzett feladatok között. Ne az legyen a jutalma annak, aki jól végzi a dolgát, hogy a többiek által félbe hagyott feladatokat is neki kelljen kijavítani.Megoldás: Figyelj az ösztönzőkre. Tűzzetek ki célokat, és tedd a munkatársakat érdekelté a haladásban.

8. Amikor a munkatársak közötti kommunikáción akad el a folyamat

Ha az egyes folyamatok végrehajtásához a részlegek közötti információáramlás is szükséges, akkor fontos, hogy ez is gördülékenyen működjön. Ha egyetlen gyenge láncszem miatt szív egy egész csapat, az senkinek sem jó.Megoldás: Rostáld ki a csapatból azokat, akik nem tartják a határidőket vagy hajlamosak nehezíteni a többiek dolgát.

A dokumentált folyamat még nem minden

Attól, hogy le vannak írva a dolgok, még nem biztos, hogy működni is fognak. A működtetéshez emberek kellenek – olyanok, akik elkötelezettek, motiváltak, és átlátják az egyes tevékenységek hasznát.

Vezetőként a te feladatod, hogy biztosítsd az embereid számára azokat a körülményeket, amelyek között jól tudnak dolgozni. Ha ez mégsem teljesül, az előbb-utóbb az ügyfelek szintjére is eljut.

A Systemmindnál éppen abban segítünk, hogy akár már néhány hónap alatt rendbe tudd tenni a cégeden belül uralkodó káoszt. Jelentkezz a díjmentes konzultációnkra, és megmutatjuk, hogyan válhat a céged olyan munkahellyé, ahová mindenki szeret bejárni – még te is.