Ha már volt korábban is több fejlesztési ötleted, ami a végén a fiókban landolt, informatika, feladatkezelés, meetingek tartása, vezető képzés, pénzügyi tudatosság témában, akkor az elmúlt időszak eseményei megadják az okot arra, hogy újra elővedd azokat.
Most olyan területeket fogok említeni, amelyek állapota, rendezettsége és fejlettsége befolyásolja a változáshoz való alkalmazkodási képességeteket.
Éppen ezért ne hagyd figyelmen kívül ezeket, amikor újra tervezed a céged működését!
Ahhoz pedig már kétség sem fér, hogy elengedhetetlen az újra tervezés.
Tartalomjegyzék
- Informatikai felkészültség
- Felhőben minden (Google Drive)
- Online feladatkezelés (Trello, Google Naptár)
- A tennivalók…
- Eddig is voltak meetingek és napi rutinok vagy most kezdtek bele?
- Pénzügyi tisztánlátás és újra tervezés
- Tegyél fel magadnak néhány fontos kérdést:
- Ezért jó, ha rend van körülöttünk!
Informatikai felkészültség
A felgyorsult világban egyre nagyobb elvárás, hogy a munka ne érjen véget a munkaidővel és a mobiltelefonoddal vagy laptopoddal otthonról is be tudj kapcsolódni egy fontos határidős feladatba. Ez valójában nagy terhet jelent számunkra, mert épp emiatt olyan nehéz a mókuskerékből kikapcsolódni és a családunkra, pihenésre koncentrálnunk akár este, hétvégén. Most mégis óriási előnyöd van, ha eleve mobil eszközökkel rendezkedtetek be. Amiben talán korábban elfáradtatok (folyamatos bekapcsolt állapot), most épp kapóra jön és néhány stabil irodai eszközzel (pl. nyomtató) kiegészülve beruházás nélkül vonulhat haza a kollégáid és te magad is.
Ha nálatok nem ez a helyzet, akkor érdemes hosszú távon a tervek közé venni az informatika rendszeretek hardver részének fejlesztését. Az informatika az egyik leggyorsabban fejlődő iparág és fontos, hogy ne maradj le! Már azt is sejthetjük, hogy a jelenlegi helyzet még eltart egy darabig. Tehát, ha lehetőséged van akkor szánj forrást és időt a digitális rendszeretek fejlesztésére, mert a gazdaságunk teljesen digitalizálódni fog. Óriási előnyre tehettek szert jól integrálható informatikai megoldásokkal az ügyfélkezelés, feladat menedzselés és hatékonyság növelés területein.
Ha nagy csapatban eddig mindig együtt voltatok és nem volt szükségetek online videó kapcsolatra, akkor nehéz lehetett számodra, hogy kiválaszd a megfelelő chat programot.
Amire figyelj:
- tudj időzített és ismétlődő meetingeket rögzíteni,
- automata meghívókat küldeni és akár naptárba integrálni,
- előny, ha nem macerás a telepítése, mindössze néhány gombnyomás,
- minden résztvevő rendelkezzen hanggal és kamera kép lehetőséggel,
- szervezőként irányíthasd a hang némítását amikor valaki nem beszél,
- tudd megosztani a képernyődet és ez megtehessék a résztvevők is,
- készíthessetek vele videófelvételeket a meetingekről.
Én személy szerint a Zoom nevű szoftvert használom és minden igényemet kielégíti.
Ha még nem ismerted eddig, próbáld ki. A napokban felröppent a hír miszerint nem biztonságos a szoftver. Sajnos valós tényeken alapul, de már nem aktuális, kiküszöbölték a hibát. Állíts be te is saját jelszót a meetingekhez.
Felhőben minden (Google Drive)
Nem csak az élő kapcsolódáshoz fontosak a szoftverek. Fontos, hogy közös helyen megfelelő jogosultságokkal tartsátok a dokumentumaitokat és a teljes céges háttér információs rendszereteket. Lehet igénybe veszel egy online felhőszolgáltatót, de a NAS szerver kialakításával magad is létrehozhatod a saját – akár felhőként távolról is működtethető – szerveredet.
Miért jó ez neked?
Gyakori probléma, hogy a munkatársaid a saját gépeken menedzselik a munkájukat a saját egyedi munkastílusukban. Vagyis egyedi testre szabott káoszban. Ezt könnyen elkerülheted, ha már az elején személyre szabott felületet alakítasz ki számukra, és megadott struktúrában dolgoznak egységesen. Itt még jöhetne sok-sok információbiztonsági tippem, ami egy külön cikket is megér. Hamarosan jön.
Online feladatkezelés (Trello, Google Naptár)
Az én mottóm: „Az történik meg, ami a Naptáramban vagy a Trellomba rögzítve van.”
Számomra ez garantálja, hogy nem szórom el az időmet, mert az időrabló tevékenységekre tényleg időm se marad.
Ugye te sem tevékeny akarsz lenni, hanem eredményes!
Nos, vezetőként te mutathatsz leginkább példát a munkatársaidnak a hatékonyságoddal is. Ehhez egy rendszerre van szükséged, amelyet a Trello és Naptár használatával könnyedén kialakíthatsz. Fontos, hogy először magad számára hozz létre egy személyes önmenedzselő rendszert. Erre hamarosan hasznos tartalmakat hozok, hogy lépésről-lépésre legyenek sikerélményeid. Addig is kezd el tanulmányozni oldalt, mert nagyon jó oktató anyagaik vannak. Találsz mintatáblákat is, amelyeket könnyedén testre szabhatsz. Vedd figyelembe, hogy a Trelloban 4 szinten dolgozhatsz, ezért érdemes előre megtervezned a feladatok felületét. Hozz létre Csapatot / Táblát / Listát / Kártyát. Először tervezd meg a rendszert és a szereplők kapcsolatait, majd kezd el bátran! Nyugalom nem tudod elrontani!
Ha már tudod melyek a kulcs folyamatok a cégedben, akkor a Trello felületén kialakíthatod a menedzselésükhöz szükséges vázlatot. Foglaljátok írásba, ha eddig nem tettétek, nagy szükség lesz rá, amikor tényleg nem tudtok azonnal kérdéseket feltenni egymásnak.
Mindenki tudja, hogy mi a dolga? Vannak-e munkaköri leírásaitok?
Csak akkor vagy képes jól szervezni – most éppen újra szervezni – a munkaköröket, a helyettesítéseket vagy épp dönteni a céged leggyengébb láncszemeinek sorsáról, ha elegendő információval rendelkezel.
A tennivalók…
✅ Ha eddig sem volt kész a munkakörök rendszere, vagy épp megváltozott, akkor itt az ideje, hogy most kérd a munkatársaidtól, hogy írják össze ők maguk milyen feladatokat látnak el valójában. Vedd figyelembe azt is, hogy ezeket hogyan tudják ellátni home office-ból. Ők szinte biztosan nem fognak szólni, ha nincs annyi munkájuk, mint korábban. Neked szükséges figyelned erre.
✅ Érdemes napi rendszeres, napi eseti és aztán így tovább heti, havi, negyedéves feladatokra csoportosítani a teendőket. Azt is megkérdezheted, hogy ezek közül melyiket szeretik és melyiket nem. Szintén érdekes kérdés, amit feltehetsz, hogy végeznek-e olyan munkát, amely nem az ő feladatuk lenne. Legjobb, ha egy sablon táblázatban kéred, hogy rögzítsék, amit elküldesz nekik, ha később nem akarsz sokat bajlódni vele.
✅ Ami a legfontosabb, jelöld ki a felelősöket területenként. Akár új pozíciókat is létrehozhatsz. Lehet, hogy jól jön valaki, aki a home office idején összetartja a csapatot. Lehet új ügyfélszolgálati feladatkör is, amelyben folyamatosan támogatjátok a meglévő, és a jelen helyzetben tőletek támogatást váró ügyfeleiteket is.
✅ Talán nálatok is van néhány feladatkör, amely egyáltalán nem végezhető otthonról. Nézd meg mit tehetsz, hogy minél kevesebb érintkezéssel váltsák egymást a munkatársak vagy külön csapatok a krízis idején. Lehet, hogy elegendő csupán egy fő az irodában, aki telefonon rendelkezésre állva támogatást tud nyújtani az otthonról dolgozóknak.
✅ Fontos, hogy tisztázzátok, hogy akik otthonról dolgoznak jelenleg ugyan abban az időben végzik a munkájukat otthon is, mint korábban vagy a \”home school\” például hatással van erre, sőt, akár teljesen keresztül is húzhatja azt, hiszen az új körülmények között a szülőkre extra teher nehezedik. Adhatsz olyan lehetőséget is a számukra, hogy akár délelőtti, vagy délutáni időben váltsák egymást. Kreativitásod segítségével a teljes csapat pozitív energiáját fenntarthatod.
Eddig is voltak meetingek és napi rutinok vagy most kezdtek bele?
A meeting egy jó lehetőség, hogy keretet adjon a napoknak és heteknek. Most még nagyobb szükségetek van a napi rutinok kialakítására.
A saját életemben 2019-ben kialakítottam egy mindennapi rutint két nagy erejü könyv hatására. Robin Sharma Hajnali 5óra Klub című könyve és vele párhuzamosan Gino Wickman Vedd kezedbe a vállalkozásod című írása remek inspiráció, ha ki akarod hozni a legjobbat a napodból.
Tehát nekem a két tudás párhuzamos beépítésével sikerült folyamatosan fenntartanom az energiaszintemet úgy, hogy közben a stressz szintem is jelentősen csökkent.
Hogyan működik ez? Röviden:
- Legyen saját mindennapi rutinod (ébredj korán, kezd az énidővel, edzés, meditáció, inspirációs olvasás)
- Legyen benne a család is a napod tervezésében (közös étkezés, mikor hagyod abba a munkát, mikor lesz társasjáték, kártya, közös mozgás)
- Minden reggel tervezd meg a saját napodat és hívd meg a munkatársaidat is arra, hogy miután ők is megtették ezt, megosszátok egymással a terveket. Itt célszerű konkrét eredmény célokat kitűzni. Minden nap, legalább hármat. A nap végén írásban beszámolhattok az egyéni eredményekről. Hihetetlenül felemelő, ha minden nap tudod mekkora közös és egyéni eredményt teremtettél.
- Tervezz hetente rendszeresen! Amikor először lettek munkatársaim hamar rájöttem, hogy a szakmai munkám után a legjobban a feladatok kiadását kedvelem. Ha az elvárásaimat a 100%-ról kicsit leviszem úgy mondjuk 80%-ra, akkor akár 80%-os elégedettséget is elérhetek azzal, hogy mások végzik el azokat az amúgy szükséges feladatokat, amelyek máskülönben elveszik az értékes időmet és energiámat a vezetői tennivalóimtól. Ha valaki jobban ért hozzá, esetleg jobban is szereti csinálni, mint én, akkor az még a 100%-os elégedettséget is felül tudja múlni nálam. 🙂
Pénzügyi tisztánlátás és újra tervezés
Pár héttel ezelőtt miután kialakítottuk a saját itthoni irodánkat, stúdiónkat, tárgyalónkat, a következő gondolatunk a nyilvántartásaink és a mérőszámaink körül kezdtek forogni. Minden adat, amely akkor rendelkezésünkre állt hirtelen nagyon fontossá és értékessé vált. Arra kértem a kolléganőmet, hogy az adott napig vezessen fel minden pénzügyi adatot a cégről, majd megkezdtem az elemzést. Természetesen a bank és pénztár egyenleg ilyenkor az egyik legfontosabb. Nézzük mire figyeltem még.
Bevételek és tendenciák
Újra összehasonlítottam az eddigi bevételünket az előző év azonos időszakával, ezt minden hónapban megteszem, hogy elemezni tudjam melyek voltak a sikerokozók.
Mit csináltunk másként miben voltunk jobbak?
Ha az eredmény negatív, akkor az elemzés még fontosabb.
Szolgáltatásonként, termékenként, üzletáganként nézd meg te is.
Hány féle bevételi forrással rendelkezel jelenleg? Hány lábon állsz?
Ha ez eddig nem volt olyan fontos számotokra, és nehéz a helyzetbe kerültetek, akkor egy irányt kaphatsz, amerre elindulhatsz a változásban az új bevételi (akár passzív) források számba vételével. Ahogy egy gyorsan reagáló ügyfelem tette. Ő 2 hét alatt élesítette a jó ideje már parkolópályára állított webshopját. Megváltoztak a körülmények, megváltozott a prioritás. Nézd ilyen szemmel a lehetőségeidre.
Kintlévőségek
Átfutottam a kintlévőségeket és örömmel nyugtázzam, hogy ezzel a területtel semmi teendőm nem volt, hiszen minden ehhez kapcsolódó folyamat automatán és eredményesen történt. Ezt annak is köszönhetjük, hogy bevezettük az előre fizetés rendszerét a cégben, amely hozzájárult ahhoz, hogy kiváló ügyfeleim lettek. Tudom, ez nem mindenhol valósítható meg. Jól emlékszem, hogy a korábbi vállalkozásunkban sok emberi erőt igényelt ez a terület. Itt a partnerek rendszeres minősítése a fizetési fegyelem alapján nagyon jó döntés. Szükség esetén te is előre fizetésre válthatsz az ügyfeleiddel. És persze legyen egy személyes felelőse ennek a területnek is.
Költségek
Ellenőriztem az aktuális költségvetésünket, leginkább a fix költségekre fókuszálva. Rögtön találtam néhány tételt pl. egy időpont foglaló szoftvert, amelyet nem is használtunk még, csak tervben volt a bevezetése, így gyorsan lemondtuk. Minket támogatott az is, hogy helyette a Facebook napokon belül beindított egy ugyanilyen funkciót.
Az irodánkat \”takarék üzemre\” állítva a tulajdonos könnyedén elfogadott egy 50%-os bérleti díj csökkentést. Lehet, hogy már hallottad tőlem \”az kap csokit, aki kér\”. 😊
Ügyfélnyilvántartások
A folyamatban lévő árajánlatok és aláírás alatt lévő szerződésekhez kapcsolódó ügyfeleket 1-2 napon belül felhívtam telefonon. Volt, aki megerősítette a szándékát és olyan is volt, aki már a hívásom előtt döntött, hogy elhalasztja a fejlesztést, érthető okok miatt. Számomra fontos volt, hogy mindenről időben tudjak és minél kevesebb kérdéses, függőben lévő állapot maradjon. Ha még nincs digitális ügyfél- vagy vevőnyilvántartásod, itt az idő, hogy elkészítsd.
Projektek
Ha benne vagytok aktuálisan egy projektben, akkor elő a tervezett költségvetéssel és ütemtervvel!
Tegyél fel magadnak néhány fontos kérdést:
❓ Mit jelent számomra, ha a forrásomat most erre a beruházásra, befeketetésre fordítom?
❓ A tervezett projekt vásárlóképes kereslete meg lesz-e még a projekt befejezésekor?
❓ Mit ad hozzá a vállalkozásomhoz ez a projekt?
❓ Lehetséges-e a projekt folytatása, vagy akkora kockázat a jelenlegi helyzet, hogy jobb elhalasztani?
❓ Esetleg hová tudsz energiát, forrás irányítani, ahol jobban megéri?
Ahhoz, hogy mindezeket gyorsan átlásd szükséged van egy rendezett és átlátható vállalkozásra. A káosz válság idején kiváltképp nem a barátunk.
Az, hogy egy napon belül minden információ a rendelkezésemre állt az Okos Mérőszámaimnak köszönhetem. Ez nem történhetett volna meg, ha gondosan vezetett nyilvántartásaim nem álltak volna készen arra, hogy aztán elemezzem őket.
Ezért jó, ha rend van körülöttünk!
Ismét beigazolódott, hogy az OkosSzámok pénzügyi nyilvántartó és elemző táblázatom az egyik legnagyobb támaszom a cégben.
A legfontosabb első néhány lépést a teljes újra tervezés követte. Például az én esetemben a teljes 6 hónapra előre tervezett marketing stratégiám parkoló pályára került. De mit tudnánk mást tenni, ha imádjuk amit csinálunk, mint újra tervezünk.
Ha még nem tetted meg vedd számba ezeket a területeket a cégedben és ha lett új ötleted írd le a teendő listádra és a következő napi meetingen hozz egy döntést, a következő lépésedről!
Ha téged is érdekel egy Okos Excel táblázat, akkor nézd meg a lenti videót!